本文摘要：《党政机关公牍处置惩罚事情条例》（以下简称《条例》）划定“公牍一般由份号、密级和保密期限、紧迫水平、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，从 18 个方面规范了党政机关公牍花样各要素。

《党政机关公牍处置惩罚事情条例》（以下简称《条例》）划定“公牍一般由份号、密级和保密期限、紧迫水平、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，从 18 个方面规范了党政机关公牍花样各要素。1.份号 份号即公牍印制的顺序号，涉密公牍标注份号有利于增强公牍的治理，便于掌握公牍的去向。根据《条例》划定，公牍份号在公牍首页左上角用阿拉伯数字标注。涉密文件可标虚位，一般标四至六位，如果是两位数的文件共 20 号，则从 0001 号开始编码，一直编排到0020 号 ；如果是四位数的文件共2012号，则从 000001 号开始编码，一直编排到002012号。

2. 密级和保密期限 高标密级或低标密级都市给文件的使用和治理带来未便，因此要本着实事求是、利于保密的原则，合理掌握和确定密级和保密期限。密级和保密期限都要标注在公牍首页的左上角，用阿拉伯数字标注。例如 ：秘密 1 年、秘密3年、绝密恒久。

涉密公牍依据保密法的划定按涉密水平明确标注“绝密”、“秘密”、“秘密”和保密期限。标注了密级未标注保密期限的公牍，根据《国家秘密保密期限划定》执行：凡未标注保密期限的国家秘密事项，其保密期限根据绝密级事项30年、秘密级事项20年、秘密级事项10年认定。或按“公牍密级的变换息争除由原确定密级的机关或者其上级机关决议”的划定执行。

3. 紧迫水平 这是公牍送达和管理的时限要求。公牍的紧迫水平要在公牍首页左上角标注。

公牍紧迫水平标注上存在的问题主要有： 一是不急的公牍却标注了紧迫水平；二是标注位置随意性大，有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章；三是公牍中未标注紧迫水平，发文机关却在公牍处置惩罚的历程中按紧迫公牍催办；四是纸质公牍标注的紧迫水平错用电报花样公牍的紧迫水平，或将“加急”件标注为“紧迫”、“急”等；五是标注有紧迫水平的公牍却未体现紧迫的原因。4. 发文机关标志 这是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，此类文件是机关或部门的大头文件，一般是指上报或下发的政策性文件；文件头也可以使用发文机关全称或者规范化简称，文号编在版头下方红线以下，一般用函类公牍较多。要取 消一些部门“发文机关名称加括号并标注文种”的文件标题花样，例如：×××× 厅（通知）、××××局（批复）等，统一接纳发文机关全称加“文件”二字或者发文机关规范化简称形式，再凭据文件内容确定使用的文种。

民族自治地方的公牍，其发文机关标志可并用少数民族的文字和汉字印刷，少数民族的文字排在汉字的上方。5.发文字号 发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。团结发文时，使用主办机关发文字号。现在一些部门发文时常泛起以下问题：有的是发文机关代字归纳综合禁绝确，要么机关代字太长，要么提炼归纳综合不够准确；有的是发文字号标注不规范，要么年份标注不正确，如，将2013年标注为〔13〕，要么应用六角括号标注的却使用方括号、圆括号、方头括号等，要么发文顺序号编虚位，如将“×××〔2013〕9 号”误写成“×××〔2013〕009 号”，要年份前面加“字”、后面加“第”等，如将“×××〔2013〕9 号”误写成“××× 字〔2013〕第9号”；有的是发文字号的标注位置错误，上行文的发文字号要么排在居中位置，要么在左侧顶格书写，等等，这些都是不规范的。

6. 签发人 上行文应当标注签发人姓名。差别条理的文件签发人差别。

如果是以市委文件形式上报省委的公牍，签发人就是市委书记；如果是以市政府或省直部门文件上报省政府的公牍，签发人就是市长或部门的一把手。现在经常泛起签发人不规范的现象：有的是上报公牍不标注签发人；有的是团结上报公牍时只标注主办部门的卖力人而不标注其他协办部门卖力人；有的是签发人标注不规范，排列不整齐，签发人姓名不用楷体而使用黑体或者仿宋体等。

7. 公牍标题 公牍标题由发文机关名称、事由和文种组成，不能缺项。公牍标题要能归纳综合公牍的主要内容，使用正确文种，做到准确、精练，通过标题使受文者实时相识文件的主旨和要义。标题中要只管少用标点符号，除书名号、引号、括号之外，其他标点符号不能在标题中随意乱用。

标题不规范的情况主要有以下几类： 有的公牍制发时不标明发文机关名称，如“关于×××××× 的通知”，省略了发文机关；有的重复使用介词结构“关于”，如“×× 市关于印发关于 ×××××× 划定的通知”等；有的重复使用公牍文种，如“××× 转 发 ×× 部 转 发××× 部印发关于 ××××××划定的通知的通知的通知”；有的文种使用不妥，如“×× 厅关于×××××× 的请示陈诉”等，或在法定公牍文种以外随意缔造文种，如“×× 厅关于 ×××的建议”、“×× 厅关于 ×××的说明”、“×× 厅关于 ×××的对策”等；有的在标题 中随便使用标点符号，如“×× 厅关于×××、及 ××× 的通知”等 ；有的公牍标题内容缺项不能准确归纳综合反映公牍内容，如“×× 市人民政府关于 ××× 非法售油被焦点访谈曝光情况的陈诉”缺少“整改”二字，“×× 厅关于奶款拖欠问题的陈诉”缺少“及对策建议”。8. 主送机关 主送机关就是公牍的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关标注存在的问题主要体现在违反《条例》行文规则的有关划定上： 一是多头请示，如有的市政府向省委、省政府同时报送“请示”，有的机关向上级机关报送请示时，其同一个文件又向多个上级机关报送却不注明分送情况，造成上级机关交织指挥，给公牍管理带来极大未便。

二是不按隶属关系行文，把不相隶属的两个上级机关并列随意主送，如省直某部门给省政府报送陈诉主送“省政府并国家××× 部”。看待这样的上报公牍，陈诉事项为主的上级机关用主送，陈诉事项为辅的上级机关则用抄送，不能把两个不相隶属的上级机关并列主送。三是违反党政离开的原则，以市委、市政府名义给省政府写请示，有的未经上级机关同意就给上级机关向导同志小我私家行文，另有的市政府或省直部门给省政府报送公牍写“省政府并×××省长”。9. 正文表述 正文是公牍的主体和焦点部门，用来表述公牍的内容。

公牍首页应当显示公牍的正文。特别是有的团结行文公牍标题很长，占据了公牍首页的大部门篇幅，这样就要调整标题内容，须要时可以缩减标题字数，把公牍首页留出一些空间来写正文内容，制止泛起公牍首页只有标题没有正文的情况。公牍正文表述中需要掌握几个重点。

一是上报的请示、陈诉类公牍，“请示”要严格遵守一文一事的原则，一次请求上级机关给予解决一个主要问题即可，不能在一个请示中向上级机关提出多个不相关联的事项 ；“陈诉”中不能夹带请示事项，以陈诉情况、回复问题为主，严格与“请示”的内容离开。二是下发的公牍，要严格根据隶属关系行文，同级机关不能用通知、批复的文种向对方行文，除了上级机关授权外，不能向同级机关下发人事任免、体例批复、项目审批、资金拨付等通知或批复类公牍。各级党政部门除其办公室外的内设处室不允许对外下达指令性公牍，各级党政机关和部门都应自觉遵守。三是部门会签未经协调一致不得各自单独行文，一个部门下发的公牍其内容涉及其他部门的职责，不经会签不能单独向本系统及下属单元下发；上报公牍，其内容涉及其他部门的职责，则必须与相关部门会签同意后方可向上级机关报送 “请示”或“陈诉”，没有告竣一致的内容不能写入“请示”或“陈诉”中。

10. 附件说明 附件说明是公牍附件的顺序号和名称。在正文之下空一行左空两字位置编排“附件”二字，后面标全角冒号和附件名称。如果有多个附件，则依次单独成行向下排列。

无论是上报公牍还是下发公牍，经常泛起的问题有 ：一是公牍中带有附件，却漏标附件说明；二是附件说明标注不规范，如有的附件顺序号用汉字标注（应用阿拉伯数字），有的虽然用阿拉伯数字标注但后面用顿号分开，有的附件名称后加句号（附件名称后面不加标点符号），有的附件名称较长转行后顶格排列（应与上行附件名称的首字对齐）。11. 发文机关署名 发文机关署名要用机关全称或规范化简称。

现在有些上报公牍或下发公牍没有根据《条例》要求标注发文机关署名，有的发文机关署名与发文机关标志、标题中的发文机关名称纷歧致、不规范，有的只盖部门公章不署名，有的成文日期用汉字标注（应为阿拉伯数字）。如某厅上报公牍的标题用全称，而发文机关署名却用简称；某局下发的文件标题是“关于 ×××××× 事情的通知”，署名却是某局办公室 ；另有的部门给下级单元下发通知，以部门名义发文，署名却是部门的某个业务处。

12. 成文日期 公牍的成文日期要署集会通过或者发文机关卖力人签发的日期，团结发文要署最后签发机关卖力人签发的日期。这里要掌握好两点：一是没有主送机关和发文机关署名的公牍，成文日期加括号标注在标题下方；二是有主送机关和发文机关署名的公牍，标注在发文机关署名下一行。成文日期无论用哪一种方式标注，都要用阿拉伯数字标注。标注的年、月、日均用全称，年、月、日不编虚位，不简称。

如“ 2012 年 8 月 6 日”，不能写成“12 年08月 06 日”。13. 印章加盖 公牍中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公牍和电报可以不加盖章章。

各级机关在印章使用方面不规范的现象较为普遍：有的用印位置比力随意，不居中、不规矩、不清楚、不规范 ；有的团结行文用印时，印章相交或相切；有的团结行文只盖主办部门的印章而不盖协办部门的印章；有的印章与发文机关标志不符。根据《党政机关公牍花样》国家尺度的划定，对于加盖章章的公牍，单一机关行文时，成文日期右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上，以成文日期为准居中编排，印章规矩、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。团结行文时，应将各发文机关署名根据发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、规矩、居中下压发文机关署名，最后一个印章规矩、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切。对于不加盖章章的公牍，单一机关行文时，在正文或附件说明下空一行右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期长于发文机关署名，应使成文日期右空两字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

团结行文时，应先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。14. 附注 附注是对公牍需要注意的事项加以说明，主要标注公牍的公布条理、印发转达规模等。请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式。

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。在标注附注上存在的主要问题有：一是标注位置不规范，将附注标注在版记上一行；二是有的附注的内容没有用圆括号括起来；三是几个机关团结上行的请示件标注不规范，原来只标注主办机关联系人即可，却将所有团结发文机关的联系人都标注上去，使附注的内容杂乱。15. 附件 附件是公牍正文的说明、增补或者参考资料。

附件说明中附件的序号和名称应与附件的序号和名称一致，以显示附件与正文不行支解的关系。附件应另面编排，并在版记之前，与公牍正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。

附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件花样要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公牍的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

附件的位置极为重要，装订在一起的附件，必须置于版记部门之前。有的不是将版记部门置于印章和成文日期之后，而将附件置于版记之后，这是不正确的。因为公牍由版头、主体、版记三部门组成，公牍只要标注了版记，就意味着整个公牍的竣事，如果将附件置于版记之后，那么这个附件是没有执法效力的。如果这份在版记之后的附件被用作法庭证据，法庭也不予采信。

需要强调的是，公牍的附件是正文内容的组成部门，与正文一样具有同等效力，特别是政策性文件。如增加人为的尺度，通常都是以附件的形式泛起，这时，公牍的实质性内容在附件之中。

法例性公牍往往作为“令”、“通知”的附件下发，从这类公牍的行文目的及实际执行的情况看，其附件内容往往比主件内容更重要，主件只起说明、介 绍或按语的作用，需要贯彻执行的则是附件的内容。因此，要克服和纠正轻视附件的现象。

在附件的使用上存在的主要问题：一是许多机关将没有作特殊标志的附件装订在版记后，有的附件不齐；二是附件序号和附件标题与附件说明的表述纷歧致；三是将上级机关文件的复制件作附件时，与正文的页码没有连在一起编排。16. 抄送机关 抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公牍内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关可以是上级、平级、下级和不相隶属机关。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。

详细排列上，依照先上级机关、再平级机关、后下级机关的序次。抄送单元一般不写向导机关或部门卖力同志小我私家。17. 印发机关和印发日期 这里是指公牍的送印机关和送印日期。制发公牍的部门印发机关一般写其部门办公室，而不写其部门，如“××× 厅办公室印”，印发日期用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后面加“印发”二字。

18. 页码 这里是指公牍页数顺序号。事情中常见的公牍页码的标注有两种。

一种是公牍正文包罗几个附件，其中都是正文的组成部门，这样就必须把所有附件内容列入整个公牍的整体部门，统一编排页码，印刷版记标在公牍的最后。如向导干部出访的请示，包罗请示内容、出访代表团人员名单、出访国家邀请函、出访国家大使馆复电等内容，都必须作为整个请示的整体内容统一编排页码，不能单独列出附件。另一种是公牍有几个附件，各有其独立性，或是单独排版，或是单独装订，这时，附件不与公牍正文统一编排页码，而需另编页码。

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